Организацията и хората

Наскоро се замислих за организацията в нашия живот. На пръв поглед за много хора изглежда, че светът е прекалено организиран. Отделният човек на практика е ограничен в действието си, а опитите за контрол дори в личния ни живот стават все по-настойчиви.
От друга страна, често изпитваме чувство, че живеем в държава и свят управлявани от хаосът. Неща, които се случват редовно почти без да се променят, всеки път създават проблеми и хаос. Тук всяка зима има валежи от сняг, но ни „изненадват“. Всяко лято, пролет и есен, вали дъжд, но отново сме изненадани. Какво ли би се случило, ако ни споходят проблемите на Япония от миналата година?
След всяка изненада се намират виновни, които не са създали организация, но през следващата година нещата си повтарят. Дали причината е в нашата некадърност, или грешката е другаде.
Как се създава организация на какъвто и да е процес, се учи от почти всеки студент. И аз съм правил проекти, но след завършването си съм виждал само два пъти и то инцидентно, някой да създава организация, както трябва. Затова пък съм виждал много хора, които висят по 16-20 часа на роботните си места, твърдейки, че ако ги няма, няма кой да организира работата.
В повечето случаи вместо организация, се наблюдава съзнателно създаден хаос, а когато въпреки него се свърши някаква работа, заслугата естествено е индивидуална. Наличието на организация се свързва с индивидуални качества, а не е така. Ако един процес е организиран добре, то той работи добре, а участващите хора са само заменими изпълнители.
Нека все пак нахвърлям начинът да се създаде организация, който работи независимо от това, какво ще се организира.
На първо място трябва да е ясна крайната цел и началното състояние. Следва описанието на процеса. Удобна форма е така нареченото Дърво на процесите. То може да се започне от един човек, маркирайки основните етапи, но за довършването му са необходими хора, които са запознати с отделните етапи.
Дървото представлява пътя от началното положение до целта. Върху него се нанасят последователността на процесите във времето и необходимото за всеки процес. Някои от етапите могат сами по себе си да се нуждаят от разбиване, но това и проблемите се виждат още на този етап.
След като се опише процеса, се определя какво е нужно за управлението му и къде да са точките за контрол. Разпределят се отговорностите и организацията е създадена. От тук нататък се правят само малки промени, за да се допълнят евентуални пропуски.
Описвам нещата прекалено схематично и опростено, но това е начинът. Лесно е и се прави еднократно. Не съм запознат, но предполагам, че все пак подобна схема се използва и в някои държавни или общински структури. Само че, не работи и всяка година или при всяка смяна на управлението започва сочене с пръст на виновните и търсене на нови организатори.
Струва ми се, че зная причината. Това са хората. Не отделните изпълнители и ръководители, а системата на подбор. Както казах организацията започва от нулата при всяко ново управление. Няма разлика в целите и началното състояние. Няма разлика и в самите процеси, но за да работи една такава верига, трябва да се потърсят подходящите хора за всяко място във веригата.
Само че, обикновено се прави обратното. Всяка нова власт има определен кръг от хора, на които трябва да се намерят места. Затова веригата се преправя така, че да е удобна за тях, а не, за да работи. При провал, тази практика също е удобна, защото вината и отговорността се прехвърлят на ниските нива, играещи ролата на бушон.
След това се демонстрира загриженост, работи се денонощно и филмът започва отново. Актьорите са доволни, а пък за публиката, на никого не му пука.